CORPORACION HORIZONTES PROYECTOS CON LA COMUNIDADCOMO COORDINADOR DEL PROGRAMA SIERRA VIVA

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

1. Presentación general

La Corporación Horizontes Proyectos con la Comunidad (en adelante CHPC), es una organización sin ánimo de lucro que se rige por la legislación civil referente a las corporaciones.  Por la naturaleza jurídica de la corporación, encargada de gestionar proyectos y programas relacionados con su objeto social, pueden requerir del uso de datos específicos de aportantes, aliados o de terceros, los que podrían ser agrupados en bases de datos u otros sistemas de almacenamiento de información personal.

Específicamente, el Programa “Sierra Viva” “Programa de manejo responsable de residuos sólidos en la Sierra Nevada de Santa Marta, que aporta a las comunidades involucradas la esperanza de conservar su territorio, como garantía de existencia de su hábitat para sus generaciones futuras y de la generación de agua para por lo menos tres departamentos de Colombia. El programa Sierra Viva consiste en capacitar a la comunidad sobre el manejo adecuado de los residuos sólidos, realizar el acopio de los residuos en los pueblos para luego transportarlos en mula hasta las casetas de almacenamiento temporal en las cuencas, y posteriormente transportarlos a la cooperativa de recicladores de Valledupar, realizando un constante monitoreo y seguimiento al proceso.”  El programa SIERRA VIVA es un proyecto gestado y coordinado por CHPC, que cuenta con el liderazgo de CHPC –su coordinador- así como de la sociedad ROMIN S.A.S., y de la CONFEDERACIÓN INDÍGENA TAYRONA.  El programa ha sido fruto del diseño y concepción de CHPC.

La Constitución de Colombia consagra el derecho de protección de la información personal o habeas data como el mecanismo para proteger este y otros derechos conexos.  Para ello expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012 como marco general para proveer la protección de esos derechos.  CHPC, como responsable del manejo de información, se encuentra obligada a informarle a las personas el manejo que se da a los datos personales así como los derechos que poseen en relación con los datos personales suministrados.  En consecuencia, el presente documento constituye un manual que incluye las políticas de tratamiento de datos personales, que habrá de aplicar CHPC en relación con el programa.

2. Marco jurídico aplicable

  • Constitución Política de Colombia, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto Reglamentario 1727 de 2009
  • Decreto Reglamentario 2952 de 2010
  • Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013
  • Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015
  • Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011;

 

3. Definiciones

Para efectos de la cabal interpretación del presente manual contentivo de la política de tratamiento de datos personales, se consagran las siguientes definiciones, incluidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.  Se transcriben las mismas para fines ilustrativos.  En todo evento en que a lo largo del presente manual figuren los términos aquí reseñados, deberán interpretarse de conformidad con lo dispuesto en este aparte. No obstante lo anterior, en caso de existir modificación de lo dispuesto en esa norma, prevalece la modificación normativa sobre la transcripción de la misma que se incluye en este aparte.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. Principios específicos

CHPC aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, contenidos y desarrollados por el artículo 4º de la Ley 1581 de 2012. Estos constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por CHPC, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

c) Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CHPC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y demás normatividad vigente. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.  La restricción de acceso y de la circulación de información de que trata el presente principio será abordada como una obligación de medio de CHPC y no de resultado.

g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por CHPC, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado o fraudulento.  La seguridad de que trata el presente principio será abordada como una obligación de medio de CHPC y no de resultado.

h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo, en relación con el Programa “Sierra Viva”, protegida por el habeas data y que se encuentre en Bases o Bancos de Datos de CHPC, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial, lo que implica la no revelación a terceros salvo por mandato legal o judicial, o en aquello casos expresamente previstos por la autorización del Titular. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

5. Tratamiento de datos sensibles.

Atendiendo lo dispuesto por el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La autorización de que trata este acápite no resultará necesaria cuando se trata de alguno de los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

6. Modo de obtener la autorización

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, CHPC establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de aquellas personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.   Para estos efectos, CHPC dispondrá de un formato de autorización, que será diligenciado por los titulares previo tratamiento de los datos.

7. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

8. Finalidades del tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales de aportantes, aliados, funcionarios de ROMIN S.A.S., miembros de la CONFEDERACIÓN INDÍGENA TAYRONA, o funcionarios de CHPC, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual el Programa “Sierra Viva” tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de sindicato de industria, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a. Realizar el envío de información relacionada con actividades, noticias, comunicados informativos y demás servicios relacionados con la ejecución y desarrollo del Programa “Sierra Viva”.

b. Realizar un control permanente a los montos y forma de pago de los aportes obtenidos de terceros interesados en apoyar el Programa “Sierra Viva”.

c. Mantener estándares de transparencia y trazabilidad en relación con los recursos y la información recaudados con miras a apoyar la ejecución del Programa “Sierra Viva”.

d.  Recaudar la información acerca de la expedición de certificados de entrega aportes que se entreguen a los aportantes del Programa “Sierra Viva”.

e. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

f. Eventuales procesos de rendición de cuentas frente a los titulares de datos que sean aportantes a través de las estrategias de vinculación de terceros al Programa “Sierra Viva”, tales como aportes directos, compras simbólicas, u otros.

 

9. Deberes de CHPC como responsable del Tratamiento de Datos Personales

CHPC, como coordinador del Programa “Sierra Viva” reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, CHPC utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, CHPC, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes, previstos por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar oportunamente la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en el presente manual.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

o) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

p) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

q) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

r) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

s) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

t) Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

10. Registro Nacional de bases de datos

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para efectos de cumplir con la obligación legal de que trata la Ley, CHPC cumplirá con la inscripción ante la Superintendencia de Industria y Comercio de las bases de datos sujetas a tratamiento, relacionadas con el Programa “Sierra Viva” en el tiempo indicado. Para ello, se cumplirá con lo previsto por el Decreto Único 1074 de 2015 y la Circular 002 de 2015, así como cualquier otra norma que las adicione, modifiquen, o complementen.

 

11. Autorizaciones y consentimiento

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CHPC, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será solicitada por CHPC de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

CHPC conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento. Para ello, utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

12. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento, en este caso CHPC.

b) El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c) Los derechos que le asisten al titular.

d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

 

13. Derechos de los titulares de la información

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a CHPC, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a CHPC, en su condición de Responsable del Tratamiento, salvo en aquellos casos en que no es necesaria dicha autorización.

c) A recibir información por parte de CHPC, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.

e) Modificar, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los derechos de que trata el presente aparte, podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CHPC
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro.
  • En el caso de niños, niñas o adolescentes, los derechos serán ejercidos por las personas legalmente habilitadas para representarlos.

 

14. Garantías del Derecho de Acceso

CHPC garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, o legitimación de persona facultada para ejercer los derechos del titular.  Para ello, pondrá a disposición de aquel, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan su acceso directo a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

CHPC establecerá mecanismos sencillos y ágiles para permitir la consulta por parte de los Titulares.  La consulta de datos será gratuita en los siguientes casos:

  • Al menos una vez cada mes calendario.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información, que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes, CHPC únicamente cobrará al Titular o legitimado para acceder a los datos, los gastos de reproducción y de envío, en los términos consagrados por el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

15. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante CHPC. El reclamo lo podrá presentar el Titular, atendiendo las siguientes reglas, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen:

  1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a CHPC al correo electrónico gracias@sierraviva.org o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección de la corporación, como coordinadora del Programa “Sierra Viva”, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.  En este último caso deberá indicarse la dirección para efectos de notificaciones.
  2. En el evento en que quien presente el reclamo sea persona distinta al Titular, legitimado para hacerlo, deberá acreditar la calidad en que actúa atendiendo lo dispuesto en el presente manual.
  3. En el reclamo debe constar expresamente respecto de qué Dato o conjunto de datos se refiere el reclamo.
  4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  5. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  6. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  7. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  8. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

16. Rectificación y actualización de datos

CHPC tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento previsto en el numeral anterior, en los términos allí previstos. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a CHPC al correo electrónico gracias@sierraviva.org o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección de la corporación, como coordinadora del Programa “Sierra Viva”, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.  En este último caso deberá indicarse la dirección para efectos de notificaciones.

2. La solicitud de actualización o rectificación deberá contener la documentación que sustente la petición.

3. CHPC podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

17. Supresión de datos

 

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a CHPC su supresión en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CHPC.  Para estos efectos, se tramitará la solicitud atendiendo los medios previstos en los numerales 13 y 16 del presente manual.

 

Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia CHPC podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, siempre que CHPC tenga conocimiento cierto sobre la existencia de esas investigaciones.

 

18. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CHPC deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

La revocatoria de la autorización puede ser sobre la totalidad o tan solo algunas de las finalidades consentidas.  En el primer caso, se solicita que CHPC deje de tratar por completo los datos del titular.  En el segundo caso, la solicitud versa sobre tipos de tratamiento determinados, pero no frente a todos ellos. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.  La revocatoria de autorización será tramitada de la misma manera que la solicitud de supresión de datos.

 

19.Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, CHPC adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

20. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de CHPC

Teniendo en cuenta la naturaleza de CHPC como una corporación u ONG, y atendiendo la normatividad vigente a nivel nacional e internacional en materia de protección y promoción del medio ambiente, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con el Programa “Sierra Viva”, CHPC, como administradora de ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables.

En consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con CHPC en el marco del Programa “Sierra Viva”. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, CHPC tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el marco de diseño, planeación, expansión y ejecución del Programa “Sierra Viva” y solamente mientras éste dure, por lo que no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CHPC, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.  Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con CHPC y/o el Programa “Sierra Viva”.

 

21. Función de protección de datos personales al interior de CHPC

Para todos los efectos, se entiende que CHPC es la responsable del tratamiento de Datos Personales en relación con el Programa “Sierra Viva”, de conformidad con lo previsto por este manual.  En ese sentido, para efectos de canalizar las comunicaciones relacionadas con lo dispuesta en la Ley 1581 de 2012, y el presente manual, el canal de comunicación será la Dirección de la Corporación.

Como datos de contacto de la Dirección de CHPC, se tienen los siguientes:

Catherin Agudelo Arévalo, Coordinadora de proyectos

Corporación Horizontes- Proyectos con la Comunidad

Cra. 132 #22 A 57 Bodega 5, Bogotá D.C., Colombia

Correo electrónico: gracias@sierraviva.org

 

23.  Vigencia

El presente manual rige a partir del primero (1º) de marzo de 2016 y deja sin efectos cualesquiera otro reglamento o manual especial que se hubiese podido adoptar.